Por que motivo as decisões de hardware podem ajudar ou prejudicar os seus esforços de transformação digital

Uma iniciativa estratégica já fundamental, a transformação digital assumiu uma importância acrescida na sequência do Coronavírus. 59%¹ dos responsáveis pela tomada de decisões de TI afirmam que as pressões decorrentes da pandemia aceleraram os seus esforços de transformação digital. O "novo normal" está a ter um efeito profundo sobre quais serão os seus requisitos de hardware no futuro. Para garantir que os seus investimentos não são desperdiçados, deve considerar como a tecnologia do seu escritório se enquadra na sua estratégia de transformação digital a longo prazo.

Embora as estatísticas variem, a pesquisa² prevê que, até ao final de 2021, 25-30% da força de trabalho estará a trabalhar em casa vários dias por semana. O trabalho remoto não é um fenómeno novo trazido pela pandemia, mas uma tendência constante que tem vindo a ganhar força ao longo da última década. Com muitas marcas conhecidas a anunciar o seu compromisso para com uma abordagem mais flexível e híbrida ao trabalho, podemos esperar ver um declínio acelerado do número de pessoas, mas a realidade é que o papel do escritório estará simplesmente a mudar. Em vez de ser o padrão para todas as atividades de trabalho, será uma opção para tarefas como a colaboração presencial e a utilização de recursos especializados.

As empresas e a sua força de trabalho terão agora a liberdade de perguntar "o que quero alcançar e qual o local de trabalho que melhor apoia isso?". O papel da empresa e do gestor de TI será o de garantir que a tecnologia nunca entra nessa tomada de decisões, mas funciona como um facilitador silencioso para cada ambiente de trabalho. Para os gestores de TI, esta será uma transição significativa. Anteriormente, as empresas davam prioridade ao investimento em tecnologia no local para o escritório, mas para que o trabalho híbrido funcione bem, agora todos os ambientes de trabalho têm de ser tratados de forma igual. O objetivo deve ser garantir uma experiência de trabalho consistente, independentemente da localização.

Neste contexto, o investimento na tecnologia certa é crucial. O foco deve estar em garantir que os processos normais da empresa, tais como os processos de pagamento de contas ou contratação, podem continuar a funcionar eficazmente, apesar de mais trabalhadores optarem por se manterem remotamente a tempo parcial ou a tempo inteiro. A digitalização será uma parte importante desta prova remota, dado que as equipas não podem trabalhar facilmente em documentos físicos em conjunto. Ao transformar documentos físicos em dados digitais, os colaboradores não só estão a disponibilizá-los aos membros da equipa em casa, como também a garantir que conseguem continuar a trabalhar nos próprios documentos mesmo que regressem a casa, permitindo um trabalho híbrido eficaz individualmente e em equipa.

Quase metade (49%) dos líderes empresariais consideram que a digitalização dos processos baseados em papel é muito importante para as iniciativas de transformação empresarial³. No entanto, apesar da ênfase na transformação, 65% dos responsáveis pela tomada de decisões de TI acreditam que o papel continuará a ser importante para o local de trabalho até 2025⁴. Independentemente dos desenvolvimentos na tecnologia digital, as previsões anteriores do proclamado "escritório sem papel" ainda não se concretizaram. De facto, mesmo em condições tão extremas como durante a pandemia, em que a digitalização aumenta, muitas vezes, as empresas continuam a não conseguir substituir os fluxos de trabalho em papel por fluxos 100% digitais⁵. A realidade é que a maioria das empresas ainda requer documentos físicos em algum momento dos fluxos de trabalho comuns, seja porque começam em papel ou porque terminam em papel.

O que é que isto significa para o investimento? Significa que, pelo menos no futuro que podemos antecipar, os gestores de TI terão de investir em tecnologia que apoie formas de trabalho híbridas eficazes.

A compra do hardware certo é essencial para criar um ecossistema tecnológico que apoie o trabalho híbrido. Embora possa ser tentador fazer investimentos baseados em decisões de compra anteriores, ou na redução de custos, o mundo de hoje é fundamentalmente diferente do que era há 12 meses. O hardware de impressão e digitalização dos dias de hoje tem de funcionar como uma central para fluxos de trabalho híbridos. As opções de conetividade e a funcionalidade de digitalização devem ser a chave para quaisquer decisões de compra futuras.

O portefólio da Canon foi especificamente concebido a pensar no trabalho híbrido eficaz. Os nossos equipamentos multifuncionais (MFD) inteligentes são construídos com a tecnologia de captura e processamento de documentos mais recente e com a conetividade avançada e incorporada na cloud para armazenamento na cloud comum e aplicação de fluxo de trabalho.

Os nossos MFD, como a nossa recém-lançada série imageRUNNER ADVANCE DX C5800, não oferecem apenas capacidades de impressão topo de gama, mas também tecnologia de digitalização inteligente para apoiar a transformação digital. Os trabalhadores podem facilmente transformar documentos de impressão em informações digitais, que podem ser alimentadas diretamente em aplicações como o OneDrive ou o Dropbox ou ligadas aos fluxos de trabalho da empresa, como o Concur da SAP. Esta conetividade melhorada garante que as informações são disponibilizadas aos colegas independentemente da sua localização, apoiando um trabalho mais eficaz a partir de qualquer lugar.

Como gestor de TI, 2020 teve provavelmente um grande impacto na sua estratégia de TI e prioridades de investimento. Embora a prioridade imediata seja "fazer com que funcione" a curto prazo, na prática, as empresas devem estar a pensar no trabalho híbrido a longo prazo. Como funcionarão os fluxos de trabalho eficazmente em vários locais? Que elementos destes processos podem ser prontamente digitalizados? E onde é que a impressão ainda é crucial? Para apoiar o trabalho sem interrupções, mesmo na transição entre impressão e digital, os gestores de TI devem procurar investir em MFD de próxima geração, que ofereçam não apenas capacidades de impressão diárias, mas também as funcionalidades de conetividade, digitalização e ativação do fluxo de trabalho que os MFD atuais conseguem oferecer.

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