As nossas quatro principais dicas para uma implementação perfeita da tecnologia de Gestão de Informação

Decidir investir em novas tecnologias para melhorar o fluxo de informação em toda a organização é uma coisa. Outra, é implementá-las com sucesso, com o mínimo de interrupções, ao mesmo tempo que se mantém os custos reduzidos.

É importante fazê-lo bem, porque as implementações de tecnologia desastrosas chegam às notícias, quer seja o sistema de registo de pacientes do NHS abandonado, descrito como "a maior falha de TI alguma vez vista"¹ ou o sistema imperfeito de automatização do armazém da Sainsbury's, que foi posteriormente abandonado, com um custo de 150 milhões de libras².

A nossa nova pesquisa questionou milhares de responsáveis pela tomada de decisões de TI (ITDM) para compreender como os processos empresariais estão a evoluir. Mostrou que, durante as implementações de novas tecnologias, a compatibilidade com a arquitetura existente foi eleita o principal desafio enfrentado pelos ITDM.

Estes problemas podem ser fatais num projeto de nova tecnologia, numa altura em que muitas empresas se querem tornar digitalmente mais maduras. Até descobrimos que 10% dos inquiridos foi forçado a abandonar completamente uma implementação nos últimos dois anos.

Neste artigo, vamos destacar quatro áreas que os ITDM devem considerar ao implementar novas tecnologias. Acertar nestes elementos proporciona a oportunidade de uma implementação mais fácil e gratificante, para que as empresas possam começar a ver os benefícios dos seus novos sistemas.

Como parte da nossa pesquisa para o relatório, perguntámos aos ITDM quais foram os desafios que enfrentaram da última vez que fizeram uma implementação estratégica da tecnologia. A integração com a infraestrutura de TI existente foi o problema mais comumente citado, nos 28%.

É por isso que, quando os ITDM consideram um novo investimento, a compatibilidade também surgiu como a consideração mais importante durante o processo de aquisição, até acima das capacidades da própria tecnologia.

Mas, tendo em conta o tempo, o custo e os desafios associados à implementação de soluções totalmente novas, o nosso conselho é abordar a aquisição de forma estratégica, dando prioridade a tecnologias escaláveis, que lhe permitem adicionar mais capacidades, à medida que o negócio evolui, sem grandes implementações novas.

Perguntámos aos ITDM sobre o nível de apoio que tiveram na última grande implementação de tecnologia. 61% disse que usou um fornecedor terceiro de alguma forma.

É interessante que nem todas as empresas tenham a mesma abordagem quando procuram assistência externa. 34% procura um nível de apoio de base, que transmite a confiança de que consegue gerir a tarefa de forma autónoma. 35% procura uma parceria colaborativa, na qual a responsabilidade pelo projeto seja compartilhada. E, finalmente, 30% dos ITDM prefere trabalhar com um parceiro que assuma a total responsabilidade pelo projeto, do início ao fim.

Depende verdadeiramente das necessidades e capacidades da organização. As grandes organizações, com mais de 5000 colaboradores, têm maior probabilidade de escolher a colaboração completa, o que não é surpreendente, dada a complexidade da implementação de novas tecnologias em empresas desse tamanho.

A principal conclusão é que não há uma única estratégia para todas as situações. Cada empresa tem de considerar quais são os seus próprios pontos fortes e fracos, antes de trazer apoio externo.

A escolha certa para si depende das prioridades da sua organização.

Por exemplo, a nossa pesquisa mostrou que as empresas que fizeram a gestão da sua última grande implementação de tecnologia internamente relataram o menor número de problemas de compatibilidade e atrasos. Por isso, se a velocidade for a sua maior prioridade, esta poderá ser a melhor opção. No entanto, tal tem a desvantagem de haver menos apoio contínuo, uma vez que um quinto sentiu uma falta de comunicação com os fornecedores, e uma em cada sentiu falta de apoio pós-venda.

Nos ITDM que optaram por uma colaboração total com terceiros, a probabilidades de não relatar desafios foi maior (21%). A escolha deste caminho também significou um melhor apoio e comunicação pós-venda e apenas 5% teve de abandonar o projeto, quase metade da taxa de implementações internas. Uma desvantagem que a nossa pesquisa identificou foi uma ligeira subida na taxa de problemas de funcionalidade.

É evidente que tentar adotar uma abordagem mista de apoio, quer com um terceiro como responsável inicial e, depois, executar a implementação internamente, ou vice-versa, poderia resultar em problemas. Mais de 90% dos ITDM que seguiu esse caminho relatou desafios e muitos mais foram forçados a abandonar o projeto. Esta abordagem também levou a taxas mais elevadas de problemas, como a tecnologia não ser adequada para o efeito, ou uma baixa adoção de novos sistemas por parte dos colaboradores.

O que será óbvio para quaisquer ITDM que tenham navegado por estes desafios é que nem todos os parceiros são iguais.

Selecionar o parceiro certo para uma implementação de tecnologia importante não é uma decisão fácil. Há muito em risco.

Um bom parceiro pode trabalhar com os ITDM e com diferentes linhas de negócio para mitigar alguns dos riscos de compatibilidade e prazos associados a projetos grandes e complexos. Mas o contrário também é verdade. Como vimos, os problemas de compatibilidade e os atrasos podem, na verdade, ser exacerbados pela colaboração total.

O que nos diz isto? É crucial que os ITDM trabalhem com um parceiro com uma experiência aprofundada da integração de soluções e um conhecimento especializado das tecnológicas que os ITDM pretendem adotar. Os potenciais parceiros têm de ser capazes de reunir várias soluções de forma organizada, orquestrando-as para que funcionem em conjunto.

Uma implementação bem-sucedida também requer uma compreensão aprofundada dos processos de negócio, especialmente a forma como os documentos e a informação são processados numa organização, para eliminar qualquer fricção.

Em última análise, o melhor parceiro deve inspirar confiança para que os ITDM se possam comprometer totalmente com um futuro automatizado, desbloqueando os benefícios de uma maior segurança e conformidade, maior produtividade e uma experiência excecional para o cliente.

Não existem soluções imediatas para facilitar a implementação de novas tecnologias. Por natureza, é um processo desafiante, com os problemas de compatibilidade a representarem uma preocupação constante.

Mas, os negócios que já são digitalmente mais maduros, com uma cultura de empresa que aceita novas tecnologias e novas ideias, estão num bom caminho para o sucesso. Se os ITDM se prepararem para o futuro, conseguirem o apoio de que precisam e encontrarem um parceiro capaz de fornecer o apoio certo, terão a melhor hipótese possível de uma implementação bem-sucedida, que produz benefícios em toda a organização durante anos.

Na Canon, temos mais de 30 anos de experiência em engenharia de processos empresariais, assim como na implementação e orquestração de soluções. Já apoiámos mais de 2700 clientes em toda a Europa com a melhoria da sua Gestão de Informação. Além disso, especializamo-nos na hiperautomatização de fluxos de trabalho e na gestão de documentos digitais. Por isso, onde quer que esteja na sua jornada de gestão de informação, estamos prontos para o ajudar a avançar para a próxima fase.

Transfira o nosso relatório agora para descobrir mais sobre as armadilhas comuns que as empresas enfrentam durante as implementações de tecnologia e como as organizações estão a tirar partido de tecnologias, como a automatização, para uma melhor gestão da informação.