Está preparado para um futuro de trabalho remoto?

Embora o futuro não esteja gravado em pedra, sabemos que a necessidade de digitalização aumentou rapidamente. Isto significa que dispor da tecnologia e infraestrutura corretas será preponderante para sobreviver num ambiente que parece ir oscilar durante algum tempo. Agora é o momento de começar a atualizar a sua empresa e a capacitar as suas equipas investindo em tecnologia e sistemas que permitam uma forma mais flexível de trabalhar.

Mas quão preparada para o trabalho remoto estava a sua empresa antes destas mudanças globais inesperadas? E está preparado para alterar o seu ambiente para algo mais adequado a este "novo normal" a longo prazo? No Reino Unido, apenas 50% dos funcionários de escritório têm confiança na infraestrutura atual da respetiva empresa para proporcionar um trabalho remoto seguro e produtivo¹. E estes números não são surpreendentes, se atendermos à questão de cada organização estar num nível diferente de maturidade em termos da transformação digital. O cenário empresarial que conhecemos apresenta uma ampla variedade de ambientes de trabalho híbridos e modernos, através de uma combinação de práticas físicas e digitais.

Assim, enquanto várias firmas poderão não ter estado prontas, a situação que vivemos atualmente irá forçar a ação de muitas pessoas. Mas isso não significa que tem de ser complicado ou caro. Com a oportunidade de beneficiar verdadeiramente de uma força de trabalho remota mais regular, por onde deve começar?

¹ https://www.forbes.com/sites/charlestowersclark/2020/03/27/will-remote-work-become-the-new-normal/#1918a2eccd1c

Considerações para permitir um trabalho remoto a longo prazo

Se pretender ativar com sucesso e a longo prazo o trabalho remoto, a sua organização necessitará de um ecossistema que facilite uma abordagem principalmente digital. Para tal, existem quatro áreas importantes que deve ter em consideração:

1) Tecnologia – provavelmente a área de consideração mais importante, pois as suas escolhas em termos tecnológicos serão o ponto fulcral do seu ambiente de trabalho remoto. A infraestrutura, os dispositivos físicos e as ferramentas digitais que escolher para a sua força de trabalho têm de ser concebidos com vista à flexibilidade.

E isso não significa apenas mudar de computadores de secretária para uma frota de computadores portáteis. Imagine que trabalha na área jurídica ou da educação. A própria natureza do seu trabalho diário significa que o acesso a dispositivos de impressão e digitalização de qualidade empresarial pode passar a ser um requisito tão importante como ter um computador portátil – quer seja em casa ou num espaço de trabalho partilhado.

Pense bem em como simples soluções podem ajudar a sua equipa na realização de tarefas e em sentir-se confortável com serviços baseados na cloud. Quanto mais intuitivas forem as ferramentas da sua força de trabalho, maior capacidade de resposta terá a sua equipa, e menos provável será a necessidade de se deparar com as armadilhas dispendiosas de os seus colaboradores fundirem tecnologia profissional com soluções focadas no cliente.

E não se esqueça das operações de manutenção e assistência. A existência de ligações fortes ao seu departamento de TI é essencial para garantir a aplicação de atualizações e correções adequadas, nos momentos certos.

2) Ferramentas de colaboração – a trabalhar de mãos dadas com a sua seleção de infraestruturas e dispositivos estão as ferramentas que selecionou para o processamento de informações empresariais críticas. Independentemente de quão preparado estivesse para colaborar antes da situação atual, uma coisa é certa: ter uma solução robusta de gestão de informação será uma característica fulcral em qualquer estrutura de trabalho remoto bem-sucedido.

É neste ponto que as soluções de cloud podem verdadeiramente beneficiar a sua empresa. Agora, tem de dedicar o tempo necessário a analisar o sistema de que dispõe atualmente, em particular se se tiver tratado de uma situação onde usou qualquer coisa que lhe tenha aparecido à frente, numa situação de emergência. Deve, de igual forma, procurar uma solução que responda a todas as suas necessidades de segurança e fluxo de trabalho em termos de processamento de informações empresariais.

Também será necessário promover programas de formação para ajudar a preparar a sua equipa para o futuro. Quanto mais cedo preparar os seus colaboradores, mais cedo poderá ver o valor total do seu investimento.

3) Reduzir o fosso entre suporte em papel e digital – embora seja fácil falar de introduzir uma solução de cloud para ativar uma equipa de trabalho remoto, o que aconteceria se ainda estivesse no início da sua transformação digital e se dependesse bastante em processos em papel? Durante o confinamento, teve problemas em conseguir aceder a ficheiros e em iniciar fluxos de trabalho digital?

Todas as empresas são diferentes, pelo que não existe uma solução universal. É necessário começar por estudar uma estratégia que o leve de onde está agora para onde pretende ir, definindo um prazo adequado. A chave é não entrar em pânico e não sentir a pressão do tempo. Na realidade, terá de conjugar a infraestrutura existente e a combinação de processos em formato de papel e digital de que já dispõe, pelo que se deve focar em esta operação ser uma integração fácil e não uma operação de remoção e substituição.

4) Fornecimento – se considerarmos que a informação é a chave de todas as empresas, a capacidade de aproveitar, de forma eficiente, o seu fluxo ao longo da receção, transferência e acesso reflete claramente o aspeto que uma organização bem-sucedida deve ter. Numa altura em que a continuidade é fulcral, pode ver o porquê de combinar a tecnologia, as ferramentas de colaboração e os processos de documentos e gestão de produtividade corretos ser tão importante para a sua empresa.

Proporcione aos seus colaboradores um ambiente robusto e intuitivo, e os ganhos em termos de produtividade e resultados serão simplesmente inigualáveis.