No que diz respeito à segurança, não se contente com menos do que a excelência

Em tempos de agitação internacional, as empresas estão mais expostas a ciberataques. As novas práticas de trabalho exercem uma pressão crescente sobre as empresas para mudarem para serviços compatíveis com a cloud que permitem aumentar a produtividade a partir de qualquer lugar. No entanto, os ativos na cloud são os maiores alvos de ciberataques. O aumento da exploração e dos ataques à cloud está diretamente relacionado com a crescente transição do ambiente de trabalho para a cloud, uma vez que os dados mais sensíveis se encontram armazenados em servidores remotos.

Na verdade, uma vez que se espera que o trabalho remoto se torne parte das práticas de trabalho em muitos países, os cibercriminosos estão a desenvolver novas formas de manipular as vulnerabilidades da equipa distribuída. Os erros humanos e as configurações erradas podem facilmente conduzir a violações de dados.

Nesse clima, uma abordagem pró-ativa e abrangente da segurança está a tornar-se rapidamente um diferenciador competitivo importante. Esta abordagem requer uma visão mais holística de como os dados são utilizados e armazenados ao longo do ciclo de vida do documento e de como a segurança destes dados funciona em operações empresariais mais amplas.

A excelência operacional da segurança é mais do que apenas proteger os recursos digitais. Em vez disso, exige um alinhamento completo entre as operações de segurança e de negócios em toda a empresa, desde a infraestrutura à formação da equipa. A segurança da informação é um componente essencial deste objetivo; aplica-se onde quer que essa informação se encontre numa organização e independentemente da forma como é gerida. O principal objetivo, como descrito pela IDC, é desenvolver uma "confiança digital" duradoura em práticas de toda a organização, com todos os processos empresariais informados por medidas de segurança fortes.

Muitas empresas acreditam que a cibersegurança apenas diz respeito a operações digitais. Mas as ameaças externas não se limitam ao mundo digital e, para proteger a informação ao longo de todo o seu ciclo de vida, é essencial pensar de forma holística. As empresas devem considerar todos os aspetos de como e onde os dados são utilizados, processados e partilhados. Isto refere-se não apenas a sistemas digitais internos, mas também a impressões e cópias físicas, que podem representar demasiadas vezes o elo fraco – 59% das organizações registaram, pelo menos, uma perda de dados relacionada com documentos impressos.

Mesmo antes das enormes forças de trabalho descentralizadas que registamos atualmente, o ciclo de vida do documento era longo e muitas vezes complexo, o que significa vários pontos de vulnerabilidade. A natureza dos fluxos de trabalho modernos e cada vez mais automatizados significa que os dados criados ou captados digitalmente são frequentemente armazenados em várias localizações ou processados várias vezes. A transferência insegura de dados entre equipamentos de utilizador, armazenamento na cloud e equipamento de recursos, como impressoras, pode criar várias vulnerabilidades, juntamente com o risco de os documentos impressos fisicamente caírem nas mãos erradas, seja por acidente ou por maldade.

A excelência operacional em segurança foi concebida para prever e evitar potenciais pontos fracos como estes. À medida que os desenvolvimentos globais levam mais pessoas a trabalhar a partir de casa, é mais importante do que nunca que os colaboradores possam partilhar informações de forma segura entre os equipamentos de limite e a cloud. Para contribuir para iniciativas de excelência operacional de segurança em toda a empresa, a segurança mais profunda em processos de gestão de documentos é uma estratégia vital. As empresas devem garantir uma segurança consistente dos dados ao longo do ciclo de vida da informação:

• GESTÃO DE IMPRESSÃO: proteja o processo de envio de documentos para impressão até à libertação da impressão no equipamento, tanto no escritório como em locais de trabalho remoto. Evite violações de dados protegendo os equipamentos de impressão ligados à rede e protegendo todas as atividades do utilizador relacionadas com a impressão.
• GESTÃO DE DIGITALIZAÇÃO: proteja a digitalização de documentos em papel e a distribuição para o destino pretendido. Melhore a segurança dos documentos controlando o acesso às funções de digitalização e protegendo os documentos digitalizados através de encriptação ou assinaturas digitais.
• GESTÃO DE DOCUMENTOS E CONTEÚDOS: proteja o armazenamento e o processamento de documentos, tanto em aplicações no local como na cloud. Garanta a conformidade com os regulamentos de proteção de dados e reforce as medidas de segurança de documentos e de conteúdos.

Para garantir uma segurança consistente nestas fases do ciclo de vida da informação, as empresas devem criar segurança nas estruturas, processos e práticas do trabalho do dia a dia. Esta é uma parte fundamental da transformação digital.

Alinhar as operações de segurança e de negócios com eficácia muitas vezes exige a ajuda de um parceiro com experiência histórica e global. Um bom parceiro irá garantir que os seus sistemas e processos para a gestão de documentos e informação estão a apoiar a transformação digital com segurança no seu núcleo, em vez de expor a sua organização a riscos de segurança, mesmo quando as empresas procuram mudar rapidamente para práticas de trabalho baseadas na cloud. Em particular, ao fornecer serviços de transformação digital que são concebidos para oferecer segurança e revistos regularmente para satisfazer o panorama em constante mudança de tecnologia, regulamentação e cibersegurança, estes podem capacitar as organizações para garantir que os documentos são tratados de forma segura ao longo de todo o seu ciclo de vida, em toda a empresa.

A Canon foi reconhecida como líder tanto pela Quocirca* como na IDC MarketScape: Relatório sobre a Avaliação de Fornecedores e Soluções e Serviços de Segurança Mundiais de 2022-2023 precisamente por adotar esta abordagem à gestão da informação.

A IDC Marketscape reconheceu a nossa abordagem abrangente e holística à segurança de documentos e impressão, assim como o nosso foco no fluxo de trabalho de documentos e na gestão de informações. A IDC também elogiou os nossos esforços para ajudar os clientes a estabelecer um ambiente seguro que não só inclui a produção de documentos, como também a gestão e circulação de informações.

Além disso, a organização destacou quatro pontos fortes específicos que demonstramos no espaço de segurança da informação:

• Design que oferece o máximo de segurança: a nossa filosofia "Design que oferece o máximo de segurança" comunica tudo o que fazemos. A segurança está no centro do design e fabrico de produtos, bem como de todo o nosso portefólio de soluções e serviços. Para além disso, os nossos equipamentos possibilitam o reforço dos mesmos e podem permanecer ágeis para enfrentar ameaças de cibersegurança em constante evolução.
• Visão de 360 graus: a nossa política de segurança "360 graus, Mais Recente, Mais Fácil" foi concebida para ajudar os clientes a defenderem-se contra ciberataques cada vez mais sofisticados e frequentes. Esta abordagem inclui equipamentos, software, redes e serviços baseados na cloud. Também monitorizamos continuamente o nosso hardware e as nossas soluções com funcionalidades como atualizações automáticas de software e firmware, configuração e configuração em larga escala, monitorização de segurança e recuperação automática.
• Gestão segura da informação: no centro da nossa oferta de segurança está a proteção das suas informações sensíveis, quer estejam armazenadas ou em circulação. Também o ajudamos a controlar a forma como essas informações estão a ser acedidas.
• Portefólio de soluções e serviços: a IDC destacou a forma como a gama das nossas soluções e serviços nos ajuda a proteger as informações dos clientes durante todo o ciclo de vida dos documentos. Em particular, a IDC distinguiu a uniFLOW, a nossa plataforma de gestão de impressão e digitalização, incluindo o seu papel enquanto solução de software de segurança da informação para a monitorização de documentos e a prevenção de fugas de dados.

Se quiser saber mais sobre a redução de riscos nos processos do local de trabalho em evolução atuais e sobre como melhorar drasticamente a segurança de informações e documentos como parte de uma estratégia mais ampla de excelência em operações de segurança, explore as nossas soluções de segurança da informação.

*The Print Security Landscape, 2023.