Preocupar-se com os pequenos detalhes: por que motivo cada minuto conta quando se trata de produtividade

Ninguém gosta de perder tempo, quer seja um colaborador a tentar concluir tarefas na sua lista de afazeres ou um empresário para quem tempo é dinheiro. Desde a chegada das tecnologias digitais, a velocidade do trabalho aumentou exponencialmente – afinal, podemos comunicar uns com os outros com um clique num botão. Mas, por vezes, a tecnologia cria os seus próprios problemas e ineficiências.

De acordo com uma nova pesquisa¹, os trabalhadores perdem uma média de 46 minutos por dia com tecnologia lenta. Um em cada cinco colaboradores admite que a tecnologia lenta os faz perder o foco. Quando estes problemas são regulares, isso pode mesmo significar a perda de pessoal – com um em cada 10 colaboradores a dizer que ao encontrar regularmente problemas de software e informáticos o levou a querer deixar o emprego². A tecnologia deve apoiar e permitir o trabalho, não atrapalhar.

Um dos principais desafios no investimento em tecnologia destinada a melhorar a produtividade no local de trabalho é, equilibrar as suas funcionalidades e capacidades com a experiência do utilizador. É essencial lembrar que estes sistemas serão utilizados por pessoas reais, por isso, em última análise, mesmo que um software ou um equipamento seja funcionalmente o melhor do mercado, pode não levar à elevada produtividade a que se aspira. Na realidade, se os colaboradores acharem que a tecnologia no local de trabalho é difícil de utilizar, é provável que percam tempo a percebê-la, ou mesmo que evitem utilizá-la de todo, optando por alternativas com as quais estejam mais familiarizados ou por processos manuais antigos e ineficientes.

Isto reflete-se em pesquisas que constataram que quase três quartos dos colaboradores admitem partilhar informações com colegas e 60% com pessoas fora da organização, através de ferramentas de partilha de ficheiros não conformes e não fornecidas pela empresa³. Além de diminuir potencialmente a produtividade dos processos empresariais no dia a dia, esta prática aumenta o risco de perda de dados e de violações de segurança, com consequências graves para a empresa. A capacidade de utilização num nível básico e intuitivo deve ser a principal característica de qualquer tecnologia nova ou emergente.

Isto é ainda mais crucial nos espaços de trabalho em rápida evolução dos dias de hoje, onde cada vez mais as organizações estão a optar pela adoção de modelos de trabalho híbridos. Estas novas formas de trabalho mudam a forma como os colaboradores interagem com os sistemas do escritório e, por sua vez, aquilo em que as empresas precisam de se focar quando se trata de investimento. Se as empresas estiverem a operar um modelo de trabalho em que os colaboradores trabalham predominantemente a partir de casa, é provável que um colaborador vá ao escritório quando for necessário para efetuar uma tarefa que não pode ser feita em casa, por exemplo, para reuniões presenciais ou para utilizar hardware especializado. Por isso, é importante que a tecnologia baseada no escritório permita que os colaboradores realizem estas tarefas da forma mais eficiente possível, de modo a que o tempo no escritório seja produtivo.

Uma consideração adicional é o suporte de assistência. Se as organizações estiverem a operar com pessoal reduzido no escritório, é menos provável que este tenha suporte de TI disponível no local para resolver quaisquer problemas. Como resultado, todas as peças de tecnologia precisam de ser fiáveis, evitando problemas técnicos que podem resultar em tempo de inatividade que não pode ser facilmente resolvido e impede que os colaboradores sejam produtivos no local. Com isto em mente, as organizações podem considerar investir em menos equipamentos, mas mais avançados, que ofereçam produtividade e fiabilidade melhoradas.

Naturalmente, foi esta conetividade que permitiu que o modelo de trabalho híbrido – em que algumas pessoas estão no escritório e outras em casa – funcionasse eficazmente. Os equipamentos tecnológicos, como impressoras e MFP, têm de facilitar uma conetividade eficiente entre todos, onde quer que estejam, sem processos complicados ou resultados pouco fiáveis. Em suma, estes sistemas devem ser concebidos para reduzir a quantidade de tempo que os operadores passam a utilizá-los e permitir que passem mais tempo a realizar funções para aumentar a produtividade, tais como transformar documentos de impressão em informações digitais disponíveis para todos.

Na Canon, a nossa geração mais recente de equipamentos de impressão e digitalização para escritório foi desenvolvida para melhorar a produtividade nas empresas, proporcionando a facilidade de utilização, fiabilidade e conetividade exigidas pela combinação de modelos de trabalho tradicionais, remotos e híbridos dos dias de hoje. As nossas recém-lançadas séries imageRUNNER ADVANCE DX C5800 e imagePRESS C170 combinam todas as funções exigidas por um equipamento de escritório moderno.

Estas novas máquinas dão prioridade ao trabalho de escritório produtivo e eficiente, equilibrando velocidades de impressão e digitalização rápidas e capacidades de fluxo de trabalho automatizado com uma capacidade de utilização simples para alcançar uma produtividade sem esforço. Com a opção adicional de produzir formatos criativos de alta qualidade com a série imagePRESS C170, pode satisfazer de forma eficiente todas as suas necessidades de produção internamente com a Canon. Por outro lado, como fabricante de confiança, podemos prometer a fiabilidade de que precisa para manter a produtividade dos seus trabalhadores no local de trabalho.

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