A automatização não é um fenómeno novo. Impulsionados pela necessidade de aumentar a produtividade, os seres humanos conceberam tecnologias para concluir tarefas sem ajuda. Durante séculos, desde os teares a vapor até à linha de montagem de automóveis, a automatização ajudou a libertar funcionários de tarefas mundanas e repetitivas para tornar os locais de trabalho mais eficientes ¹.

Mas, num escritório, a automatização assume diferentes formas. Trabalhadores com conhecimento acrescentam valor através da criação e partilha de informações, pelo que ser capaz de o fazer de forma mais eficaz traduz-se num grande impulso de competitividade.

Recentemente, realizámos pesquisas sobre a forma como os processos no local de trabalho estão a mudar, incluindo a forma como as organizações gerem documentos e informações, e descobrimos que as organizações estão a começar a aplicar a automatização de diversas formas. Por sua vez, tal desbloqueou benefícios que vão muito além da eficiência, como a melhoria da experiência do cliente e a manutenção da segurança e da conformidade.

No entanto, também vimos que muitas empresas estão a ter dificuldades em progredir de formas mais básicas de automatização para soluções mais avançadas. Então, perguntámos: porquê?

Apesar de a automatização já ser uma indústria em rápido crescimento antes da pandemia, os últimos anos têm registado um aumento na sua utilização, com o mercado global de automatização de processos empresariais a crescer de 5,1 mil milhões de dólares em 2016 para 12,7 mil milhões de dólares em 2021 ². A pandemia acelerou este processo porque levou muitas empresas a tornar digitais grandes áreas das suas operações³. Aliás, segundo a McKinsey, a adoção de tecnologia foi cerca de 25 vezes mais rápida do que pré-pandemia ⁴.

O resultado? As empresas fizeram progressos significativos na automatização de funções empresariais anteriormente ignoradas, como o serviço de apoio ao cliente, os RH e o processamento de faturas, que envolvem processos repetitivos adequados à automatização, mesmo que muitas organizações não tenham conseguido dar-lhes prioridade anteriormente.

A McKinsey também descobriu que, com esses avanços, as atitudes passaram de utilizar a automatização para reduzir custos para obter uma vantagem competitiva⁵. À medida que a automatização se torna mais avançada e é aplicada a processos empresariais mais complexos, proporciona benefícios mais estratégicos.

A nossa pesquisa incluiu perguntar a ITDM sobre as suas experiências com a automatização. Com base nas suas respostas, identificámos três áreas chave onde verificaram benefícios consistentemente:

A produtividade é um dos benefícios mais comumente associados à automatização, e a nossa pesquisa confirmou-o. 37% dos ITDM afirmou que permite às equipas trabalharem de forma mais eficiente, tornando-a o melhor benefício.

32% dos ITDM descobriu que o seu investimento em automatização facilitou a gestão da conformidade e a proteção de informações críticas.

34% dos ITDM com quem falámos disse que a automatização ajudou a melhorar a experiência do cliente, um dos três principais benefícios.

Os ITDM estão claramente satisfeitos com a automatização que têm em vigor. Mas há áreas em que poderiam ir ainda mais longe para trazer mais benefícios da automatização às suas organizações?

A proteção de dados é uma preocupação constante para os ITDM e, com o aumento das formas de trabalho virtuais e híbridas, é mais difícil para as organizações controlar o comportamento dos colaboradores. 36% dos ITDM disse saber ou acreditar que os colaboradores não estão a seguir os processos de conformidade. Portanto, não admira que já estejam a investir em tecnologia de gestão de documentos digitais para obterem uma melhor visibilidade e controlo sobre a forma como a informação flui através da sua organização.

Por exemplo, 53% dos ITDM tem direitos de acesso automático em vigor, garantindo que os colaboradores não aprovados não podem aceder a documentos confidenciais. 51% aplica automaticamente prazos de armazenamento para garantir que os documentos confidenciais são eliminados de acordo com o RGPD.

No total, apenas cerca de metade dos ITDM dizem que implementam qualquer uma das oportunidades potenciais de gestão de documentos disponíveis.

Quando analisámos implementações mais complexas que abrangem fluxos de trabalho completos, percebemos que a adoção desta fase de automatização por parte dos ITDM é consideravelmente menor. Acima de tudo, estes são os tipos de automatização com mais impacto, que podem transformar a experiência dos colaboradores e dos clientes.

Por exemplo, apenas 29% dos ITDM automatizou as suas comunicações com o cliente e apenas 30% é capaz de fornecer atualizações de estado automáticas a clientes.

O que está a correr mal, e como é que os ITDM conseguem colmatar a lacuna para garantir que não ficam para trás?

A introdução da automatização de fluxos de trabalho é simplesmente mais complexa. Durante a nossa pesquisa, tornou-se claro que a implementação de uma automatização tão abrangente pode ser intimidante por outra razão específica: problemas de compatibilidade entre tecnologia nova e existente. É por isso que, quando os ITDM escolhem uma nova tecnologia, listam a compatibilidade com a infraestrutura de TI existente da organização como principal consideração.

Com as organizações a utilizar ecossistemas tecnológicos cada vez mais complicados, não é surpreendente que as atualizações e a inovação não sejam fáceis. A nossa pesquisa descobriu que 27% dos ITDM sofreu atrasos durante a última grande implementação de tecnologia e 23% instalou a tecnologia, mas descobriu que a funcionalidade não era adequada para o efeito. O que era suposto tornar o negócio mais eficaz na gestão de informação pode, se tratado de forma incorreta, ter o efeito oposto.

Em muitos casos, escolher o parceiro certo durante uma nova implementação de tecnologia é a diferença entre o sucesso ou o fracasso. A nossa pesquisa indicou que colaborar com o parceiro errado pode exacerbar os desafios de compatibilidade. É por isso que selecionar um parceiro com experiência na integração e orquestração de soluções pode ajudar os ITDM a minimizar qualquer interrupção e incerteza.

Vimos que o aumento da maturidade digital fornece às empresas os elementos essenciais para se tornarem mais ágeis. A automatização é uma parte fundamental desta jornada, ao melhorar a experiência tanto dos colaboradores como dos clientes e fornecer aos IDTM mais controlo e visibilidade das informações das suas organizações do que nunca.

Mas, para tirar o máximo partido da automatização, as empresas têm de estar preparadas para criar um plano de crescimento que contorne os bloqueios de compatibilidade. Ao encontrar o parceiro certo, esta mudança contínua para um futuro automatizado torna-se muito menos intimidante.

Transfira o nosso relatório agora para descobrir os desafios que os ITDM enfrentam atualmente, como a maturidade digital da sua empresa é avaliada e as áreas em que pode investir para criar uma estratégia de automatização prática.