8 formas de imprimir em segurança com impressoras Canon

As soluções de impressão segura são um requisito essencial no ambiente de trabalho moderno. A atração pelo trabalho híbrido e por soluções móveis mais relevantes continua a fazer exigências à segurança das redes e dos respetivos equipamentos ligados, incluindo as impressoras.

Quer seja utilizada para imprimir faturas, fotocopiar contratos ou digitalizar documentos sensíveis, uma impressora multifunções continua a ser fundamental num escritório. Estar acessível a múltiplos utilizadores em vários locais confere comodidade a uma empresa, mas também aumenta os riscos de cibersegurança.

Então, de que forma pode produzir cópias impressas sempre que precisar e, ao mesmo tempo, proteger informações confidenciais e manter a segurança geral dos dados?

Como explica o especialista de marketing de produtos da Canon Europe, Zubair Rahim, as mais recentes impressoras Canon MAXIFY e PIXMA incluem uma série de funções de impressão segura. "Se estiver a utilizar uma das impressoras da gama MAXIFY GX, como os modelos para escritórios em casa GX4050 e GX3050 ou os modelos para pequenos escritórios GX5050, GX6050 e GX7050, não só irá desfrutar de um rendimento elevado, como também de um elevado nível de segurança de impressão", afirma.

A conformidade com o RGPD e outros regulamentos de proteção de dados em todo o mundo significa que as empresas são obrigadas a garantir a segurança e a privacidade das informações pessoais. As impressoras apresentam aqui uma potencial vulnerabilidade, com a possibilidade de um acesso não autorizado a dados confidenciais. Embora isto esteja mais dependente dos processos do que do hardware que uma empresa utiliza, existem várias funções integradas nas impressoras mais recentes da Canon que melhoram a segurança da impressão e reduzem o risco de violação dos requisitos de proteção de dados.

Aqui, destacamos os principais passos que pode seguir para garantir uma impressão segura e proteger documentos sensíveis.

• Impressão segura a partir da cloud e digitalização para a cloud através do Cloud Link
• Defina uma palavra-passe de administrador
• Tire o máximo partido da IU remota
• Monitorize o registo de trabalhos
• Reforce a segurança com atualizações automáticas de firmware
• Ative um lembrete de remoção do documento original
• Adicione uma marca de água com impressão de carimbo/fundo
• Impressão segura com encriptação TLS 1.3

Existem vários riscos associados ao armazenamento de dados sensíveis num computador portátil ou de secretária. O equipamento pode ser roubado ou pirateado e o hardware de armazenamento de dados pode avariar ou ficar corrompido. O armazenamento de dados e documentos na cloud confere uma camada adicional de proteção e permite a impressão segura e digitalização para serviços na cloud populares através do Canon PIXMA/MAXIFY Cloud Link.

"Pode aceder ao Cloud Link através do ecrã da impressora, caso esta disponha de um, ou utilizando a aplicação Canon PRINT num smartphone", explica Zubair. "As organizações podem manter os documentos centralizados numa conta partilhada no Google Drive™, na Dropbox™, no serviço Evernote® e no Microsoft OneDrive®, pelo que não é necessário armazenar várias cópias localmente."

O Google Classroom™ também já está incorporado no Cloud Link, o que permite aos professores e estudantes imprimirem documentos partilhados e digitalizarem diretamente para uma pasta do Google Drive a partir da impressora.

Uma opção simples e prática é a capacidade de definir uma palavra-passe de administrador para restringir o acesso não autorizado a impressoras Canon MAXIFY e PIXMA ligadas em rede. O administrador pode configurar até 20 utilizadores autorizados na impressora, aos quais pode ser atribuída uma palavra-passe individual. Sem a palavra-passe, o ecrã permanece bloqueado. Isto ajuda a garantir que a impressora não é utilizada ou que as suas definições não são adulteradas por qualquer indivíduo com acesso físico à impressora. "Esta funcionalidade de segurança é particularmente útil para impressoras localizadas em espaços públicos", diz Zubair. "Significa que pode configurar todas as definições de Wi-Fi e LAN e bloqueá-las com a palavra-passe de administrador.

"Também pode controlar o que os utilizadores autorizados têm permissão para fazer. Pode restringir a função de cópia para apenas preto-e-branco, por exemplo, ou limitar as funções de digitalização, como a digitalização para uma unidade flash USB (se aplicável) ou o acesso à cloud através do ecrã da impressora."

Para além de permitir funções de impressão segura na própria impressora, é possível gerir o equipamento e os utilizadores remotamente utilizando a IU remota da Canon.

Pode aceder à IU remota diretamente através de um browser da Web ou da aplicação Canon PRINT. Permite-lhe configurar as definições da impressora, executar tarefas de manutenção e, acima de tudo, alterar palavras-passe, restringir o acesso e configurar protocolos de autenticação de segurança na impressora.

"Todos estes protocolos podem ser geridos através da IU remota", acrescenta Zubair. "As definições AirPrint e Bonjour, assim como as formas como as pessoas podem aceder a uma impressora, também podem ser modificadas. Isto pode ser útil se estiver num local fixo, quer se trate de um escritório ou de casa, e quiser que somente os utilizadores desse determinado local utilizem a impressora. Pode restringir o acesso ao IP e permitir apenas que os endereços IP que conhece e confia se liguem ao equipamento."

Se for o administrador ou o utilizador principal de uma impressora e suspeitar que alguém está a utilizar indevidamente o equipamento ou a aceder ao mesmo sem permissão, pode indicar essa situação utilizando o registo de trabalhos da impressora.

"É um histórico de trabalhos de impressão simples, que lhe permite monitorizar qualquer comportamento de impressão invulgar", esclarece Zubair. "Por isso, se houver uma quantidade invulgar de trabalhos de impressão ou se estiverem a ser executados em alturas que sabe que ninguém deveria estar a utilizar a impressora, pode (assumindo que configurou uma palavra-passe de administrador) aceder ao registo de trabalhos no ecrã de uma impressora que disponha de um."

A atualização do firmware num smartphone, tablet ou computador faz parte da vida moderna e, por vezes, também estão disponíveis várias atualizações para impressoras.

Anteriormente, teria de seguir as instruções apresentadas no ecrã para instalar o firmware mais recente ou verificar a versão de firmware da impressora no próprio equipamento. Também pode atualizá-lo manualmente utilizando a IU remota ou consultando o website de assistência da Canon para saber se foi lançada uma nova versão.

"Agora, algumas das impressoras mais recentes, como a Canon MAXIFY GX3050 e a Canon MAXIFY GX4050, dispõem de atualizações automáticas de firmware", refere Zubair. "Estes modelos garantem que são instaladas as atualizações mais recentes."

A proteção de informações sensíveis é um aspeto importante a considerar ao utilizar a função de scanner ou cópia de uma impressora multifunções. Por exemplo, é muito fácil deixar inadvertidamente um documento no vidro, algo que uma pessoa não autorizada pode encontrar mais tarde.

Para resolver este problema, muitas das novas impressoras multifunções da Canon oferecem agora a opção de definir um lembrete a indicar-lhe que remova o documento original.

"Depois de ativar esta função," clarifica Zubair, "a impressora apresentará uma mensagem no ecrã e emitirá um lembrete de áudio, aproximadamente um minuto depois de ter feito uma digitalização ou cópia, a indicar que deixou o documento no vidro de exposição."

Se estiver a imprimir documentos confidenciais, a função de impressão de carimbo/fundo nos modelos das gamas de impressoras Canon PIXMA e MAXIFY proporciona segurança adicional.

"É quase como aplicar uma marca de água ao documento", elucida Zubair. "A função de carimbo permite imprimir texto muito claro ou um carimbo de mapa de bits atrás dos dados do documento. Pode escolher uma data, hora ou nome de utilizador, por exemplo, o que lhe permite realçar a natureza sensível do documento e monitorizar quaisquer cópias em falta."

A versão mais recente do protocolo de encriptação Transport Layer Security (TLS) é mais rápida e proporciona maior segurança no que diz respeito à ligação de uma impressora e de um router. A Canon introduziu o suporte para TLS 1.3 nas Canon MAXIFY GX4050 e GX3050.

"A versão anterior, a TLS 1.2, ainda é segura e é o protocolo de encriptação mais utilizado em todas as redes", afirma Zubair, "mas estamos a introduzir a TLS 1.3 nos nossos equipamentos para garantir que estão em conformidade com a melhor encriptação com que os equipamentos modernos estão a ser equipados.

"Ao contrário de muitas das funções manuais de impressão segura que introduzimos nos nossos modelos MAXIFY e PIXMA, alguns utilizadores podem nem sequer reparar em funcionalidades como a encriptação TLS 1.3 para proteção de dados e suporte para WPA3, que oferece melhorias ao nível da conetividade e da proteção da rede contra riscos de segurança, como espionagem e spoofing. No entanto, estamos a fazer estas adições de forma discreta para garantir que o processo de impressão é mais seguro."

Nesta época de conectividade constante, é importante garantir que as informações sensíveis estão protegidas. As funcionalidades e funções de segurança das impressoras Canon podem ajudar a garantir que o seu processo de impressão é o mais seguro possível e que as informações incluídas nos seus documentos impressos estão protegidas.



Escrito por Marcus Hawkins